اجعل كل يوم مهمًا: اِنغرِم بقائمة المهامّ الخاصة بك
تبدو قوائم المهام واضحة جدًا. إنها تمثل بشكل أساسي قائمةً بجميع المهامّ التي خططت لإنجازها خلال إطار زمني معين، وتهدف إلى جعل الحياة أسهل. تقوم بتدوين مهامك لتجنّب نسيانها والتسبب في ضغوط غير ضرورية.
ولكن، في بعض الحالات، إعدادُ قائمةِ مهامّ فعالة بالفعل ليس بهذه البساطة.
عادةً ما ننسى سؤالًا واحدًا متكاملاً يجب علينا أن نسأله لأنفسنا إذا أردنا إعداد قائمة المهام المثالية:
كيف نُعِدّ قائمةَ مهامّ قد نكون سعداء بالفعل بإنجازها؟
قراءة مقترحة
الخطوة الأولى: يجب أن تكون مهمتُك الأولى هي الأكثر إلحاحًا
ترتيب القائمة يمكن أن يخدع العقل: ما يظهر أولًا يبدو كأنه الأهم، حتى لو وصل إلى ذلك المكان فقط لأنك فكرت فيه قبل غيره.
إشارة الأولوية في بداية القائمة
أول مهمة في القائمة هي دائمًا المهمة الأهم.
المهمة الأولى قد تكون فقط أول ما خطر ببالك، بينما قد تكون المهمة الأكثر أهمية في الوسط أو الأسفل.
الخطوة الثانية: استخدم تواريخ الاستحقاق وإشارات الوقت
سوف يُحدِث تحديدُ أوقاتٍ مُحدَّدة للأنشطة المختلفة والاستفادةُ من تواريخ الاستحقاق فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويّات مهامك لكل يوم من أيام الأسبوع.
تكمن إحدى التقنيات الأكثر فعالية عند إنشاء مثل هذه القائمة في إضافة الأوقات المستحَقّة أيضًا، خاصة تلك المهام ذات الأهمية الفائقة. سيساعدك هذا على معالجة مهامك الأكثر إلحاحًا في الوقت المحدد.
ومع ذلك، عليك أن تكون حذرًا، لأن إضافة الأوقات المحددة إلى قائمة المهام الخاصة بك يمكن أن يجعلها تبدو أكثر صرامةً، ممّا قد يجعلك ترغب في تجنب القائمة تمامًا لأنها تضغط عليك، لذا حاول ألا تبالغ في ذلك.
الخطوة الثالثة: تأهيل مهامك
قبل أن تدخل المهمة إلى قائمتك، اختبرها بمعيارين واضحين حتى لا تتحول القائمة إلى تجميع عشوائي لكل ما يخطر ببالك.
معيارا إدراج المهمة في القائمة
مهمة مهمة جدًا
يجب أن تكون المهمة شيئًا مهمًا جدًا، وليس مجرد شيء تحتاج إلى إنجازه.
تُنجز في اليوم نفسه
يجب أن تكون المهمّة شيئًا يجب القيام به في اليوم نفسه.
نحن بحاجة إلى أن نكون قادرين على تحديد المهام التي تستحق إدراجها في القائمة بشكل فعال. قائمة المهام ليست دليلاً للحياة، بل إنها تخدم غرضًا محددًا.
تكمن المشكلة في أنه في كثير من الحالات، ما نجده في قوائم المهام لدينا هو أشياء لا يتعين علينا القيام بها، أو لا نحتاج إليها حقًا، أو ليست عاجلة بأي حال من الأحوال. وهذه الأشياء يمكن أن تلقي بظلالها على المهام الأكثر أهمية، ممّا يعني أنه سيتعين عليك العمل لفترة أطول وبجهد أكبر.
قد ينتهي بك الأمر إلى الشعور بعدم التنظيم.
الخطوة الرابعة: إضافة سياق إلى كلّ عنصر في قائمة المهام
ما الذي يعنيه ذلك بالضبط؟
قسِّمِ الأهدافَ الكبيرة إلى أهداف صغيرة. هنا مثال على ذلك:
يتطلب شراء البطاريات وقتًا أقل من كتابة كتاب، ولكن عند وضعها في قائمة المهامّ، تبدو كلتا المهمّتَين متماثلتَين.
لا تتضمن قوائم المهامّ لدينا عادةً سياقًا حول مهمة معينة، ولا نقوم غالبًا بتقسيم المهامّ الأكبر إلى مهام أصغر قابلة للإنجاز.
سيوفر لك القيام بذلك نظرةً ثاقبةً حول المدة التي ستستغرقها لإكمال مهمة معينة.
نحن نعتبر أنفسنا جديرين بالثقة، ولكن هذه هي الحقيقة البسيطة.
من الأسهل بكثير إنشاء قائمة مهام، ومعالجة المهام البسيطة وترك تلك التي تستغرق وقتًا طويلاً دون القيام بها. في واقع الأمر، نحن نفعل ذلك كثيرًا لدرجة أن41% من جميع مهامّ قائمة المهامّ لدينا لا تكتمل أبدًا.
من أجل إنشاء قالبِ قائمةِ مهامّ فعال، تحتاج مهامُّك إلى مزيد من التفاصيل، وربما إلى علاماتٍ للمهام العاجلة، وإلى مهامّ فرعية حتى تتمكن من تقسيم المهامّ الأكثر تعقيدًا، وإلى ملاحظات تشرح كلَّ مهمة بمزيد من التفصيل.
إن إضافة التفاصيل ثم إلقاء نظرة قبل أن تبدأ يوم عملك قد يستغرق القليلَ من وقتك، لكنه سيساعدك على تحديد التوقعات وأداء عملك بكفاءة أكبر.
الخطوة 5: إعادة تقييم المهام التي لم تصل إليها أبدًا
إذا سبق لك أن قمت بإعداد قائمة مهامّ، فأنت تعلم أن لديك دائمًا خيارًا واحدًا أو أكثر عندما يتعلق الأمر بتأجيل أو تغيير تفاصيل مهامِّك. ولكنك عندما تقوم بذلك، فإنك تحتاج إلى متابعة المهامّ التي قمت بتأجيلها، لأن قائمةَ المهامّ المُنظَّمة بشكل فعال يتم إعطاؤها الأولوية، وكذلك المهامّ أيضًا.
إذا كنت تقوم بإرجاء مهمة عاجلة أو مهمة بشكل متكرر إلى اليوم التالي، فأنت بحاجة إلى معرفة السبب. إمّا أنّ هذه المهمةَ ليست عاجلة أو مهمة، ولا ينبغي أن تكون مدرجة في قائمة المهامّ الخاصة بك، أو أن هناك مشكلة تحتاج إلى حلها حتى تتمكن من إكمالها. ومهما كان الأمر، فهذه إشارة إلى أن شيئا ما ليس على ما يرام.
الخطوة 6: نهج ومقاربة العمودَين
يقترح نهج العمودَين فصل الجدول الزمني عن النتائج المطلوبة، ثم إضافة مهام اليوم بحيث تصبح القائمة قابلة للمراجعة السريعة عند توفر وقت قصير.
توزيع عناصر قائمة العمودَين
| الموقع في القائمة | ما تكتبه | الفائدة العملية |
|---|---|---|
| الجانب الأيسر | قائمة مرتبة ترتيبًا زمنيًا للمهامّ التي يجب إنجازها، مثل المواعيد والاجتماعات. | يعرض ما يجب إنجازه بحسب الوقت. |
| الجانب الأيمن | ما تأمل أن يتمَّ إنجازُه خلال تلك الأحداث، مثل مناقشة قضية محدّدة أو الخروج بخطة معينة. | يربط كل حدث بنتيجة واضحة. |
| أسفل القائمة الزمنية | المهامّ التي يجب القيام بها في ذلك اليوم بالذات. | يساعدك على اختيار مهمة مناسبة عندما يكون لديك بضع الدقائق. |
سواء كان لديك قائمة مهامّ أم لا، فلديك أشياء للقيام بها.
وهذا هو بالضبط سببُ حاجتك إلى استخدام طريقة جديدة لإدارة مهامك وإنشاءِ قائمةِ مهامّ فعالة ستحبها. تذكر أن التنسيق وتحديد الأولويات والتنظيم هي مفاتيح نجاح قائمة المهام.