تحقيق المزيد في وقت أقل: 5 استراتيجيات بسيطة لزيادة الإنتاجية
ألن يكون من الرائع العودة إلى المنزل من العمل كل يوم وأنت تشعر وكأنك قد أنجزت كل ما تريده؟ في كثير من الأحيان نبدأ أيامنا بالطاقة والحماس، ثم نخرج عن المسار ونحقق تقدمًا متقطعًا فقط. وهذا يمكن أن يجعلنا نشعر بالإحباط، ويمكن أن يمنحنا إحساسًا بأن لدينا القليل من السيطرة على حياتنا. ولحسن الحظ، هناك طرق يمكننا من خلالها مساعدة أنفسنا على البقاء على المسار الصحيح وإنجاز المزيد من الأشياء الصحيحة.
فيما يلي 5 طرق لتعزيز إنتاجيتك حتى تتمكن من إعداد نفسك للنجاح كل يوم.
كن معتمداً على نواياك
يواجه معظمنا أيامنا غارقين في القوائم المليئة بالمهام ومليون فكرة تدور في رؤوسنا. لتتولى مسؤولية كل تلك المهام والأفكار، حاول اختصارها في ثلاث نوايا. النوايا عالية المستوى وتساعدك على اتخاذ القرارات بشأن أي من المهام التي يجب عليك القيام بها أولاً، وما إذا كان يجب تنفيذ جميع المهام الخاصة بك على الإطلاق. بمجرد أن تقرر نواياك الثلاثة، اسأل نفسك ما يلي:
قراءة مقترحة
3 نوايا
اختصار المهام والأفكار في ثلاث نوايا يجعل قرارات اليوم أوضح ويساعدك على العودة إلى المسار عندما تظهر الانقطاعات.
1. ما الذي يجب أن أفكر فيه وأفعله اليوم والذي سيسمح لي أن أشعر بالإنتاجية بناءً على نواياي؟
2. هل الطريقة التي أقضي بها وقتي تجعلني أقرب إلى نواياي أم أبعد عنها؟
3. كيف يمكنني تنظيم يومي بشكل أفضل حول نواياي؟
من خلال تقييد نفسك بثلاثة نوايا، واستخدامها لتوجيه ما تفعله طوال يومك، يمكنك الحفاظ على إنتاجيتك والعودة بسرعة إلى المسار الصحيح عندما تظهر الانقطاعات.
تجنب عوامل التشتيت
تعد عوامل التشتيت أحد أكبر الأشياء التي تمنع الأشخاص ليس فقط من إنجاز الأمور ولكن أيضًا من الشعور وكأنهم منتجين. يعاني الكثير منا من الحمل الزائد بسبب قصف دورة الأخبار على مدار 24 ساعة، والإشعارات التي لا نهاية لها على أجهزتنا، والشعور بالحاجة إلى مواكبة مجموعة واسعة من الأشياء، سواء كانت تؤثر علينا أم لا. في حين أنه لا يمكن معالجة بعض عوامل التشتيت مثل رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والتفاعلات المتعلقة بالعمل، فإن أول مكان للبدء في التخلص من عوامل التشتيت هو إلقاء نظرة فاحصة على ما نسمح بتشتيت انتباهنا. من أجل البدء في كبح جماح المشتتات، اسأل نفسك ما يلي:
تبدأ السيطرة على المشتتات بتحويلها من ضوضاء عامة إلى أسئلة محددة تكشف مصدرها ومكسبها وتأثيرها على العمل.
أسئلة لتحديد مصادر التشتيت
مصدر الإلهاء
ما الذي يشتت انتباهي أكثر؟ هل هو متابعة شيء عبر الإنترنت؟ هل هو التفاعل مع الآخرين؟
المكسب الخفي
ما الذي أكسبه من السماح لكل إلهاء بالتواجد في حياتي؟
القيم والمكافأة
كيف تتوافق قيمي مع تشتت انتباهي؟ كيف يكافئني كل إلهاء؟
سير العمل
كيف تؤثر عوامل تشتيت الانتباه على سير عملي؟
التقليل أو الإزالة
كيف يمكنني التخلص من عوامل التشتيت أو تقليلها حتى أتمكن من العمل على تحقيق نواياي لهذا اليوم وأشعر بمزيد من الإنتاجية؟
هناك طريقة رائعة للتفكير بسرعة في عوامل التشتيت وهذه العملية المكونة من ثلاث خطوات: قيمة التفكير، وتدفق التفكير، والتفكير المنتهي. إذا كان الإلهاء في نهاية المطاف له قيمة قليلة أو معدومة، فتخلص منه حتى تتمكن من الاستمرار في سير عملك والتركيز على إنهاء ما بدأته.
اعمل مع - وليس ضد - أسلوب عملك
إن معرفة الطريقة التي تعمل بها بشكل أفضل - والعمل بهذا الأسلوب بدلاً من العمل ضده - هو مفتاح آخر لتحقيق تقدم إيجابي والشعور بالرضا طوال يومك. وتوضح المقارنة الآتية كيف تختلف احتياجات المخططين والكتاب الأحرار عند التعامل مع المهام والضغط والتنظيم.
مقارنة بين أسلوبي العمل
| الأسلوب | ما يفضله | ما يساعده على الإنجاز |
|---|---|---|
| المخططون | تنظيم الأشياء، وحذف الأشياء من القوائم، والعمل غالبًا في فترات زمنية، مع عدم تفضيل الأشياء المفاجأة بشكل عام. | هيكل واضح يساعدهم على التعامل مع اليوم دون مفاجآت كثيرة. |
| الكتاب الأحرار | حرية التدفق، والانتقال من مهمة إلى أخرى، والتنوع الذي يأتي مع عدم وجود أشياء "مخطط لها بالكامل". | موعد نهائي معلق فوق رؤوسهم وشعور بالضغط لإنجاز شيء ما. |
إن معرفة ما إذا كنت مخططًا أم متحرراً (أو في مكان ما بين الاثنين) يمكن أن يساعدك على فهم كيفية العمل بشكل أفضل. يمكن أن تساعدك معرفة أسلوب عملك أيضًا على فهم كيفية التفاعل بشكل أفضل مع من حولك، ولماذا قد لا يفهم بعض الأشخاص سبب عملك بالطريقة التي تعمل بها. إن معرفة أسلوب عملك يمكن أن يمنحك أيضًا نظرة ثاقبة حول كيفية عمل الآخرين في مجال عملك وشركتك أيضًا. بغض النظر عما إذا كنت مخططًا أو متحرراً، يمكنك أن تكون منتجًا من خلال العمل بأسلوبك باستخدام النوايا لإرشادك وتقليل عوامل التشتيت عن قصد.
تخلص من القواعد
إحدى أفضل الطرق لتغيير تفكيرك بشأن الإنتاجية هي التخلص من القواعد. في كثير من الأحيان يفعل الناس الأشياء بنفس الطريقة إلى الأبد - دون التشكيك فيها، ولا إعادة التفكير فيها - معتقدين أنه إذا لم يكن الأمر مكسورًا، فلا تقم بإصلاحه. وبينما ينجح هذا في جزء من الوقت، فإن البقاء في أنماط التفكير والفعل القديمة يمكن أن يؤدي في النهاية إلى إغلاق عقلك أمام فرص جديدة أو طرق أفضل/أكثر فعالية للقيام بالأشياء.
يمكن لكل من المخططين والمتحررين مقاومة التخلي عن القواعد لأنه يتعارض مع أفضل طريقة لعملهم. قد يرفض المخططون اتباع نهج أقل تنظيماً وأكثر حرية، بينما ربما لن يقدّر المتحررون الطرق المفرطة في التنظيم للتعامل مع نفس المشكلة. الهدف من التخلي عن القواعد ليس أن تكون متمردًا يتعارض مع التيار، بل أن تنظر إلى ما يجب القيام به وتفهم أنه يمكن أن يكون هناك عدة مسارات لتحقيق الهدف النهائي، وأن كل مسار صالح .
خذ فترات راحة
قد يبدو أخذ فترات راحة أمرًا غير بديهي لتكون منتجًا، ولكن من الضروري الحفاظ على طاقتك وإعادة شحن عقلك. إذا كان ذلك ممكنًا، حاول الابتعاد عن مكتبك (وأدواتك التقنية) حتى لو كان ذلك لمدة خمس دقائق فقط. سيساعدك تصفية ذهنك على العودة إلى نواياك بعيون جديدة - وأحيانًا بأفكار جديدة. إن تخصيص بعض الوقت طوال اليوم للتراجع ومنح نفسك استراحة ذهنية يمكن أن يساعدك على البقاء نشيطًا حتى تتمكن من الحفاظ على زخمك.
لا تتعلق الإنتاجية بعدد الأشياء التي تشطبها من القائمة، بل تتعلق بالمشاعر التي تنتابك عندما تصنع شيئًا ذا قيمة بطريقة فعالة. من خلال الاستمرار في التركيز على يومك من خلال النوايا، وتقليل عوامل التشتيت، ومعرفة الطريقة التي تعمل بها بشكل أفضل، وأخذ فترات راحة حتى تتمكن من النظر إلى الأشياء بعيون جديدة، يمكنك مساعدة نفسك على إنجاز المزيد من المهام والشعور بأفضل ما لديك أثناء القيام بذلك.