اجعل كل يوم مهمًا: اِنغرِم بقائمة المهامّ الخاصة بك

تبدو قوائم المهام واضحة جدًا. إنها تمثل بشكل أساسي قائمةً بجميع المهامّ التي خططت لإنجازها خلال إطار زمني معين، وتهدف إلى جعل الحياة أسهل. تقوم بتدوين مهامك لتجنّب نسيانها والتسبب في ضغوط غير ضرورية.

ولكن، في بعض الحالات، إعدادُ قائمةِ مهامّ فعالة بالفعل ليس بهذه البساطة.

عادةً ما ننسى سؤالًا واحدًا متكاملاً يجب علينا أن نسأله لأنفسنا إذا أردنا إعداد قائمة المهام المثالية:

كيف نُعِدّ قائمةَ مهامّ قد نكون سعداء بالفعل بإنجازها؟

الخطوة الأولى: يجب أن تكون مهمتُك الأولى هي الأكثر إلحاحًا

يمكن أن تسبِّب لك قوائم المهامّ بعض التعقيدات عندما يتعلق الأمر بتحديد الأولويات، لأنه عندما يكون هناك شيء ما في أعلى قائمتك، سيفترض عقلُك تلقائيًا أن هذه المهمةَ المحددة هي أهمُّ مهمة عليك القيام بها.

قائمةُ المهامّ المُنظَّمة بشكل فعال هي القائمة ذات الأولويات، ومع ذلك، فإن المهمة الأولى غالبًا ما تكون موجودة هناك لأنك فكرت فيها قبل كل المهام الأخرى، والتي قد يكون بعضها أكثر أهمية. وبالتالي، قد تنتهي مهمتك الأكثر أهمية في منتصف قائمتك، أو حتى في أسفلها. ومع ذلك، فإن المهمة الأولى تعطي دائمًا الانطباع بأنها هي الأهم.

الخطوة الثانية: استخدم تواريخ الاستحقاق وإشارات الوقت

سوف يُحدِث تحديدُ أوقاتٍ مُحدَّدة للأنشطة المختلفة والاستفادةُ من تواريخ الاستحقاق فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويّات مهامك لكل يوم من أيام الأسبوع.

تكمن إحدى التقنيات الأكثر فعالية عند إنشاء مثل هذه القائمة في إضافة الأوقات المستحَقّة أيضًا، خاصة تلك المهام ذات الأهمية الفائقة. سيساعدك هذا على معالجة مهامك الأكثر إلحاحًا في الوقت المحدد.

ومع ذلك، عليك أن تكون حذرًا، لأن إضافة الأوقات المحددة إلى قائمة المهام الخاصة بك يمكن أن يجعلها تبدو أكثر صرامةً، ممّا قد يجعلك ترغب في تجنب القائمة تمامًا لأنها تضغط عليك، لذا حاول ألا تبالغ في ذلك.

الخطوة الثالثة: تأهيل مهامك

لإنشاء قالبِ قائمةِ مهامّ فعّالٍ، يجب أن تمرّ كل مهمة بمعيارين واضحين قبل أن تُدرجها في قائمتك.

معيارا إدراج المهمة في القائمة

مهمة مهمة جدًا

أولوية حقيقية · ليست مجرد شيء تحتاج إلى إنجازه

يجب أن تكون المهمة شيئًا مهمًا جدًا، لا بندًا عابرًا يستهلك مساحة القائمة دون أن يغيّر يومك فعليًا.

مهمة لهذا اليوم

موعد واضح · يجب القيام بها في اليوم نفسه

يجب أن تكون المهمّة شيئًا يجب القيام به في اليوم نفسه، حتى لا تتحول القائمة إلى مخزن مفتوح لكل ما يخطر ببالك.

نحن بحاجة إلى أن نكون قادرين على تحديد المهام التي تستحق إدراجها في القائمة بشكل فعال. قائمة المهام ليست دليلاً للحياة، بل إنها تخدم غرضًا محددًا.

تكمن المشكلة في أنه في كثير من الحالات، ما نجده في قوائم المهام لدينا هو أشياء لا يتعين علينا القيام بها، أو لا نحتاج إليها حقًا، أو ليست عاجلة بأي حال من الأحوال. وهذه الأشياء يمكن أن تلقي بظلالها على المهام الأكثر أهمية، ممّا يعني أنه سيتعين عليك العمل لفترة أطول وبجهد أكبر.

قد ينتهي بك الأمر إلى الشعور بعدم التنظيم.

الخطوة الرابعة: إضافة سياق إلى كلّ عنصر في قائمة المهام

ما الذي يعنيه ذلك بالضبط؟

إضافة السياق تعني أن تُظهر القائمة حجم المهمة الحقيقي بدل أن تجعل المهام الصغيرة والضخمة تبدو متساوية.

كيف يغيّر السياق شكل المهمة

قبل إضافة السياق

يتطلب شراء البطاريات وقتًا أقل من كتابة كتاب، ولكن عند وضعها في قائمة المهامّ، تبدو كلتا المهمّتَين متماثلتَين.

بعد إضافة السياق

قسِّمِ الأهدافَ الكبيرة إلى أهداف صغيرة، وأضف تفاصيل تساعدك على رؤية الوقت والجهد المطلوبين لإكمال كل مهمة.

سيوفر لك القيام بذلك نظرةً ثاقبةً حول المدة التي ستستغرقها لإكمال مهمة معينة.

نحن نعتبر أنفسنا جديرين بالثقة، ولكن هذه هي الحقيقة البسيطة.

من الأسهل بكثير إنشاء قائمة مهام، ومعالجة المهام البسيطة وترك تلك التي تستغرق وقتًا طويلاً دون القيام بها. في واقع الأمر، نحن نفعل ذلك كثيرًا لدرجة أن41%  من جميع مهامّ قائمة المهامّ لدينا لا تكتمل أبدًا.

من أجل إنشاء قالبِ قائمةِ مهامّ فعال، تحتاج مهامُّك إلى مزيد من التفاصيل، وربما إلى علاماتٍ للمهام العاجلة، وإلى مهامّ فرعية حتى تتمكن من تقسيم المهامّ الأكثر تعقيدًا، وإلى ملاحظات تشرح كلَّ مهمة بمزيد من التفصيل.

إن إضافة التفاصيل ثم إلقاء نظرة قبل أن تبدأ يوم عملك قد يستغرق القليلَ من وقتك، لكنه سيساعدك على تحديد التوقعات وأداء عملك بكفاءة أكبر.

الخطوة 5: إعادة تقييم المهام التي لم تصل إليها أبدًا

إذا سبق لك أن قمت بإعداد قائمة مهامّ، فأنت تعلم أن لديك دائمًا خيارًا واحدًا أو أكثر عندما يتعلق الأمر بتأجيل أو تغيير تفاصيل مهامِّك. ولكنك عندما تقوم بذلك، فإنك تحتاج إلى متابعة المهامّ التي قمت بتأجيلها، لأن قائمةَ المهامّ المُنظَّمة بشكل فعال يتم إعطاؤها الأولوية، وكذلك المهامّ أيضًا.

إذا كنت تقوم بإرجاء مهمة عاجلة أو مهمة بشكل متكرر إلى اليوم التالي، فأنت بحاجة إلى معرفة السبب. إمّا أنّ هذه المهمةَ ليست عاجلة أو مهمة، ولا ينبغي أن تكون مدرجة في قائمة المهامّ الخاصة بك، أو أن هناك مشكلة تحتاج إلى حلها حتى تتمكن من إكمالها. ومهما كان الأمر، فهذه إشارة إلى أن شيئا ما ليس على ما يرام.

الخطوة 6: نهج ومقاربة العمودَين

يمكن أن تصبح القائمة أوضح عندما تُقسَّم إلى عمودين: عمود لما يجب أن يحدث زمنيًا، وعمود لما تريد تحقيقه داخل تلك الأحداث.

خريطة العمودين لقائمة مهام عملية

المكان في القائمة	ما الذي تضعه فيه؟	الفائدة العملية
الجانب الأيسر	قائمة مرتبة ترتيبًا زمنيًا للمهامّ التي يجب إنجازها، مثل المواعيد والاجتماعات.	يساعدك على رؤية التزامات اليوم وفق ترتيب حدوثها.
الجانب الأيمن	ما تأمل أن يتمَّ إنجازُه خلال تلك الأحداث، مثل مناقشة قضية محدّدة أو الخروج بخطة معينة.	يربط كل موعد أو اجتماع بنتيجة واضحة بدل أن يبقى مجرد بند في الجدول.
أسفل القائمة الزمنية	المهامّ التي يجب القيام بها في ذلك اليوم بالذات.	عندما يكون لديك بضع الدقائق، يمكنك معرفة المهامّ التي يمكنك تنفيذُها لتحقيق أقصى استفادة من وقت الفراغ هذا.

سواء كان لديك قائمة مهامّ أم لا، فلديك أشياء للقيام بها.

وهذا هو بالضبط سببُ حاجتك إلى استخدام طريقة جديدة لإدارة مهامك وإنشاءِ قائمةِ مهامّ فعالة ستحبها. تذكر أن التنسيق وتحديد الأولويات والتنظيم هي مفاتيح نجاح قائمة المهام.