يمكن أن تسبِّب لك قوائم المهامّ بعض التعقيدات عندما يتعلق الأمر بتحديد الأولويات، لأنه عندما يكون هناك شيء ما في أعلى قائمتك، سيفترض عقلُك تلقائيًا أن هذه المهمةَ المحددة هي أهمُّ مهمة عليك القيام بها.

قائمةُ المهامّ المُنظَّمة بشكل فعال هي القائمة ذات الأولويات، ومع ذلك، فإن المهمة الأولى غالبًا ما تكون موجودة هناك لأنك فكرت فيها قبل كل المهام الأخرى، والتي قد يكون بعضها أكثر أهمية. وبالتالي، قد تنتهي مهمتك الأكثر أهمية في منتصف قائمتك، أو حتى في أسفلها. ومع ذلك، فإن المهمة الأولى تعطي دائمًا الانطباع بأنها هي الأهم.

سوف يُحدِث تحديدُ أوقاتٍ مُحدَّدة للأنشطة المختلفة والاستفادةُ من تواريخ الاستحقاق فرقًا كبيرًا عندما يتعلق الأمر بتحديد أولويّات مهامك لكل يوم من أيام الأسبوع.

تكمن إحدى التقنيات الأكثر فعالية عند إنشاء مثل هذه القائمة في إضافة الأوقات المستحَقّة أيضًا، خاصة تلك المهام ذات الأهمية الفائقة. سيساعدك هذا على معالجة مهامك الأكثر إلحاحًا في الوقت المحدد.

ومع ذلك، عليك أن تكون حذرًا، لأن إضافة الأوقات المحددة إلى قائمة المهام الخاصة بك يمكن أن يجعلها تبدو أكثر صرامةً، ممّا قد يجعلك ترغب في تجنب القائمة تمامًا لأنها تضغط عليك، لذا حاول ألا تبالغ في ذلك.

لإنشاء قالبِ قائمةِ مهامّ فعّالٍ، يجب أن تنقسم جميع المهام التي تكتبها إلى فئتين:

1. يجب أن تكون المهمة شيئًا مهمًا جدًا، وليس مجرد شيء "تحتاج إلى إنجازه".

2. يجب أن تكون المهمّة شيئًا يجب القيام به في اليوم نفسه.

نحن بحاجة إلى أن نكون قادرين على تحديد المهام التي تستحق إدراجها في القائمة بشكل فعال. قائمة المهام ليست دليلاً للحياة، بل إنها تخدم غرضًا محددًا.

تكمن المشكلة في أنه في كثير من الحالات، ما نجده في قوائم المهام لدينا هو أشياء لا يتعين علينا القيام بها، أو لا نحتاج إليها حقًا، أو ليست عاجلة بأي حال من الأحوال. وهذه الأشياء يمكن أن تلقي بظلالها على المهام الأكثر أهمية، ممّا يعني أنه سيتعين عليك العمل لفترة أطول وبجهد أكبر.

قد ينتهي بك الأمر إلى الشعور بعدم التنظيم.

ما الذي يعنيه ذلك بالضبط؟

قسِّمِ الأهدافَ الكبيرة إلى أهداف صغيرة. هنا مثال على ذلك:

يتطلب شراء البطاريات وقتًا أقل من كتابة كتاب، ولكن عند وضعها في قائمة المهامّ، تبدو كلتا المهمّتَين متماثلتَين.

لا تتضمن قوائم المهامّ لدينا عادةً سياقًا حول مهمة معينة، ولا نقوم غالبًا بتقسيم المهامّ الأكبر إلى مهام أصغر قابلة للإنجاز.

سيوفر لك القيام بذلك نظرةً ثاقبةً حول المدة التي ستستغرقها لإكمال مهمة معينة.

نحن نعتبر أنفسنا جديرين بالثقة، ولكن هذه هي الحقيقة البسيطة.

من الأسهل بكثير إنشاء قائمة مهام، ومعالجة المهام البسيطة وترك تلك التي تستغرق وقتًا طويلاً دون القيام بها. في واقع الأمر، نحن نفعل ذلك كثيرًا لدرجة أن41% من جميع مهامّ قائمة المهامّ لدينا لا تكتمل أبدًا.

من أجل إنشاء قالبِ قائمةِ مهامّ فعال، تحتاج مهامُّك إلى مزيد من التفاصيل، وربما إلى علاماتٍ للمهام العاجلة، وإلى مهامّ فرعية حتى تتمكن من تقسيم المهامّ الأكثر تعقيدًا، وإلى ملاحظات تشرح كلَّ مهمة بمزيد من التفصيل.

إن إضافة التفاصيل ثم إلقاء نظرة قبل أن تبدأ يوم عملك قد يستغرق القليلَ من وقتك، لكنه سيساعدك على تحديد التوقعات وأداء عملك بكفاءة أكبر.

إذا سبق لك أن قمت بإعداد قائمة مهامّ، فأنت تعلم أن لديك دائمًا خيارًا واحدًا أو أكثر عندما يتعلق الأمر بتأجيل أو تغيير تفاصيل مهامِّك. ولكنك عندما تقوم بذلك، فإنك تحتاج إلى متابعة المهامّ التي قمت بتأجيلها، لأن قائمةَ المهامّ المُنظَّمة بشكل فعال يتم إعطاؤها الأولوية، وكذلك المهامّ أيضًا.

إذا كنت تقوم بإرجاء مهمة عاجلة أو مهمة بشكل متكرر إلى اليوم التالي، فأنت بحاجة إلى معرفة السبب. إمّا أنّ هذه المهمةَ ليست عاجلة أو مهمة، ولا ينبغي أن تكون مدرجة في قائمة المهامّ الخاصة بك، أو أن هناك مشكلة تحتاج إلى حلها حتى تتمكن من إكمالها. ومهما كان الأمر، فهذه إشارة إلى أن شيئا ما ليس على ما يرام.

أحد أفضل الأمثلة على قائمة المهامّ هو محاولة تقسيمها إلى عمودين. على الجانب الأيسر، ستقوم بإعداد قائمة مرتبة ترتيبًا زمنيًا للمهامّ التي يجب إنجازها، مثل المواعيد والاجتماعات، وعلى الجانب الأيمن، قم بإدراج ما تأمل أن يتمَّ إنجازُه خلال تلك الأحداث، مثل مناقشة قضية محدّدة أو الخروج بخطة معينة.

أسفل قائمتك الزمنية، قم بتضمين المهامّ التي يجب القيام بها في ذلك اليوم بالذات. بهذه الطريقة، عندما يكون لديك بضع الدقائق، يمكنك التحقق من قائمتك ومعرفة المهامّ التي يمكنك تنفيذُها لتحقيق أقصى استفادة من وقت الفراغ هذا.

سواء كان لديك قائمة مهامّ أم لا، فلديك أشياء للقيام بها.

وهذا هو بالضبط سببُ حاجتك إلى استخدام طريقة جديدة لإدارة مهامك وإنشاءِ قائمةِ مهامّ فعالة ستحبها. تذكر أن التنسيق وتحديد الأولويات والتنظيم هي مفاتيح نجاح قائمة المهام.