8 طرق مجربة لرفع مهارات التواصل لديك إلى المستوى التالي

تُعدّ قدرة القائد على التواصل بوضوح وفعالية مع الموظفين، وداخل الفرق أحد أسس نجاح أي عمل. هذه النصائح الثمانية يمكن أن تساعدك على تعظيم مهارات التواصل لديك لتحقيق النجاح في مؤسستك ومسيرتك المهنية.

1. كن واضحًا ومختصرًا

يعتمد التواصل في المقام الأول على اختيار الكلمات. فالأقل هو الأكثر. مفتاح التواصل القوي والمقنع - سواءً كان مكتوبًا أو منطوقًا - هو الوضوح، والإيجاز إن أمكن. قبل الانخراط في أي شكل من أشكال التواصل، حدد أهدافك وجمهورك. تجنب الكلمات غير الضرورية واللغة المنمقة المفرطة، والتي قد تشتت انتباه الجمهور عن رسالتك. ومع أن التكرار قد يكون ضروريًا في بعض الحالات، تأكد من استخدامه بعناية واعتدال.

2. استعد مسبقًا

اعرف ما ستقوله وكيف ستقوله قبل البدء بأي نوع من التواصل. ومع ذلك، فإن الاستعداد يعني أكثر من مجرد التدرب على العرض التقديمي. يتضمن التحضير أيضًا التفكير في مجمل عملية التواصل، من البداية إلى النهاية. ابحث عن المعلومات التي قد تحتاجها لدعم رسالتك. فكّر في كيفية ردّك على الأسئلة والانتقادات. حاول توقع ما هو غير متوقع. اعرف ما أنت مستعد لقبوله وما لا تقبله. جهّز تفاصيل محددة لدعم وجهة نظرك، قبل الدخول في أي محادثة، ناقش الأسئلة المحتملة، وطلبات المعلومات الإضافية أو التوضيحات، والاختلافات، حتى تكون مستعدًا لمعالجتها بهدوء ووضوح.

3. انتبه للتواصل غير اللفظي

تعابير وجوهنا وإيماءاتنا ولغة جسدنا قادرة، وغالبًا ما تفعل، على التعبير أكثر من كلماتنا. يمكن أن يكون للإشارات غير اللفظية تأثير أكبر بنسبة تتراوح بين 65 و93% من الكلام المنطوق. ونميل إلى تصديق الإشارات غير اللفظية أكثر من الكلام المنطوق إذا كان هناك اختلاف بينهما. إذا كنتَ مُدركًا للغة جسد الآخرين، فقد تتمكن من تعديل أساليب تواصلك بشكل مناسب.

4. انتبه لنبرة صوتك

طريقة قولك للأمر لا تقل أهمية عن ما تقوله. كما هو الحال مع الإشارات غير اللفظية الأخرى، قد تُضفي نبرة صوتك قوةً وتأكيدًا على رسالتك، أو قد تُقوّضها تمامًا. تُعدّ النبرة عاملًا بالغ الأهمية في الخلافات والصراعات في مكان العمل. فالكلمة المُختارة بعناية. مع دلالة إيجابية، تبني حسن النية والثقة. أما الكلمة غير المختارة جيدًا ذات الدلالات غير الواضحة أو السلبية، فقد تؤدي سريعًا إلى سوء الفهم. عند التحدث، تشمل النبرة مستوى الصوت، ودرجة نطقه، ونبرته، بالإضافة إلى اختيار الكلمات. في الواقع، قد يكون من الصعب التحكم في النبرة لضمان توافقها مع قصدك. لكن الانتباه إلى نبرتك يُمكّنك من تعديلها بشكل مناسب إذا بدا أن التواصل يسير في الاتجاه الخاطئ. يمكن التحكم في النبرة بسهولة عند الكتابة. تأكد من قراءة رسالتك مرة، بل مرتين، مع مراعاة النبرة والرسالة. وعند الدخول في حوار حاد عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة مكتوبة أخرى، لا تتسرع في ردودك. إن أمكن، اكتب ردك، ثم انتظر يومًا أو يومين لإرساله. في كثير من الحالات، تُتيح لك إعادة قراءة رسالتك بعد هدوء مشاعرك تعديل نبرتك بطريقة تُقلل من احتمالية تصعيد الخلاف.

5. مارس الاستماع الفعّال

يتطلب التواصل دائمًا تقريبًا شخصين أو أكثر. لذلك، يُعدّ الاستماع بنفس أهمية التحدث عندما يتعلق الأمر بالتواصل الناجح. لكن الاستماع قد يكون أكثر صعوبة مما ندرك. الهدف من الاستماع الفعّال هو ضمان سماعك ليس فقط كلمات الشخص، بل الرسالة كاملة. من نصائح الاستماع الفعّال:

· منح المتحدث انتباهك الكامل وغير المجزأ

· تفريغ ذهنك من المشتتات والأحكام والحجج المضادة

· تجنب إغراء مقاطعة الحديث بأفكارك الخاصة.

· إظهار لغة جسد منفتحة وإيجابية للحفاظ على تركيزك وكي تظهر للمتحدث أنك تستمع إليه باهتمام.

· أعد صياغة ما سمعته أو أعد صياغته عند الرد.

· اطرح أسئلة مفتوحة مصممة لاستخلاص معلومات إضافية.

6. بناء ذكائك العاطفي

يعتمد التواصل على الذكاء العاطفي. ببساطة، لا يمكنك التواصل بفعالية مع الآخرين إلا إذا تمكنت من تقييم مشاعرك وفهمها. يمكن للتعاطف مع الموظف، ، أن يُسهّل إجراء محادثة صعبة. قد لا يزال يتعين عليك إيصال الأخبار السيئة، لكن الإنصات (باهتمام) لوجهات نظرهم وإظهار تفهمك لمشاعرهم يُمكن أن يُسهم بشكل كبير في تخفيف حدة المشاعر المجروحة أو تجنب سوء الفهم.

7. وضع استراتيجية تواصل في مكان العمل

يشهد مكان العمل اليوم تدفقًا مستمرًا للمعلومات عبر مجموعة واسعة من الأشكال. يجب فهم كل اتصال في سياق هذا التدفق الأكبر من المعلومات. فحتى أكثر المتواصلين فعالية قد يجدون صعوبة في إيصال رسالتهم دون استراتيجية تواصل في مكان العمل. إن استراتيجية التواصل هي الإطار الذي تنقل وتستقبل من خلاله شركتك المعلومات. بدايةً من منظور أوسع، يجب أن تتضمن استراتيجيتك تحديد من يتلقى الرسالة ومتى. وهذا يضمن حصول الجميع على المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب. إن وضع إرشادات أساسية يُبسط تدفق المعلومات، ويضمن حصول الجميع على التفاصيل التي يحتاجونها، وعدم إغراق المعرفة المهمة بتفاصيل إضافية.

8. بناء ثقافة تنظيمية إيجابية

تلعب ثقافة الشركة التي تتواصل من خلالها دورًا حيويًا في التواصل الفعال. ففي بيئة عمل إيجابية - بيئة قائمة على الشفافية والثقة والتعاطف والحوار المفتوح - يكون التواصل بشكل عام أسهل وأكثر فعالية. سيكون الموظفون أكثر تقبلاً لسماع رسالة مديرهم إذا وثقوا به. وسيجد المديرون أنه من الأسهل عليهم كسب التأييد، بل وحتى تقديم اقتراحات بناءة بصيغة النقد البناء إذا شجعوا موظفيهم على التعبير عن آرائهم، وتقديم الاقتراحات، وحتى تقديم انتقادات بناءة من جانبهم.

لا يمكن أن يكون التواصل، في كلا الاتجاهين، فعالاً إلا في ثقافة مبنية على الثقة وأساس من الأمان النفسي. بدون هذا الأساس من الثقة والشفافية، قد يُساء فهم حتى أبسط تواصل، ويؤدي إلى سوء فهم وصراعات لا داعي لها. لكن بناء مهارات التواصل الفعّالة وإتقانها يُسهّل عليك مهمتك كقائد، حتى أثناء المحادثات الصعبة. إن تخصيص الوقت لبناء هذه المهارات هو بالتأكيد استثمارٌ مُجدٍ.